En location meublée, les charges doivent-elles être au forfait ou en provisions, et quelle règle pour le bail mobilité ?

Pour un meublé loué à l'année comme résidence principale du locataire, c'est au choix : provisions avec régularisation annuelle, ou forfait sans régularisation. Le bail doit dire lequel. Le bail mobilité, lui, n'a pas ce choix : les charges y sont toujours au forfait. Dans les deux cas, ce que le locataire vous verse au titre des charges entre dans vos recettes imposables.

Meublé à l'année : c'est le bail qui tranche

Selon l'article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989, les charges sont récupérées « au choix des parties et tel que prévu par le contrat de bail » :

• Provisions pour charges. Le locataire verse chaque mois une avance, et vous régularisez une fois par an sur les dépenses réelles (art. 23). Un mois avant la régularisation, vous lui communiquez le décompte par nature de charges, puis vous tenez les justificatifs à sa disposition pendant six mois. S'il a trop versé, vous remboursez ; s'il n'a pas assez versé, vous réclamez le complément.
• Forfait de charges. Un montant fixe, versé avec le loyer, qui ne peut donner lieu à aucun complément ni régularisation. Il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. Il ne doit pas être « manifestement disproportionné » au regard des charges dont le locataire, ou le précédent, se serait acquitté.

Le forfait simplifie la gestion, mais l'écart avec les charges réelles reste pour vous, dans un sens comme dans l'autre. Les provisions demandent un décompte chaque année, mais vous ne perdez rien si l'eau ou le chauffage augmentent.

Bail mobilité : le forfait est imposé

L'article 25-18 ne laisse pas d'alternative : les charges sont récupérées « sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer », sans complément ni régularisation ultérieure. Le montant doit rester cohérent avec le dernier décompte par nature de charges, rapporté à la périodicité de versement. Ces dispositions sont d'ordre public (art. 25-12) : une clause de provisions régularisables dans un bail mobilité n'est pas valable.

Côté impôts : les charges sont des recettes

L'administration est explicite : en location meublée, vous déclarez « la somme totale que vous avez perçue : le loyer et les charges locatives éventuelles ». La règle vaut quel que soit le mode de récupération.

Au micro-BIC, ces sommes s'ajoutent aux loyers et subissent l'abattement, sans déduction des charges que vous payez vous-même. Exemple : 700 € de loyer et 60 € de forfait par mois donnent 9 120 € de recettes à déclarer, et non 8 400 €. Avec l'abattement de 50 %, le montant imposable est de 4 560 €. Ces charges comptent aussi pour apprécier le plafond du micro-BIC.

Au régime réel, les charges perçues sont déclarées en recettes, et les dépenses correspondantes (copropriété, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, eau...) en charges déductibles. Avec des provisions bien régularisées, les deux se compensent ; avec un forfait, l'écart pèse sur votre résultat.

L'erreur fréquente

Déclarer le seul loyer « hors charges ». Au micro-BIC, cela minore l'assiette, comme le fait de déclarer des recettes Airbnb nettes de commission (voir brut ou net). Prenez le total encaissé dans l'année, charges comprises, tel qu'il figure sur vos quittances.