Demande au syndic du décompte de charges et du détail des travaux
Le décompte annuel donne un solde. La comptabilité, elle, a besoin de la nature de la dépense.
Votre courrier
[Vos prénom et nom] [Votre adresse] [Code postal et ville] [Votre e-mail] - [Votre téléphone] [Cabinet de syndic] [Adresse du service] [Code postal et ville] [Ville], le [jj/mm/aaaa] Objet : Demande de pièces - lot n° [numéro de lot], exercice [AAAA] Références : copropriété [référence ou nom de la résidence] - lot n° [numéro de lot] - [Adresse du bien] Envoi : courriel ou lettre recommandée avec accusé de réception Madame, Monsieur, Je suis propriétaire du lot n° [numéro de lot] de la copropriété désignée ci-dessus. Ce lot est donné en location meublée et ses revenus sont déclarés au régime réel : les charges de copropriété y sont déductibles, tandis que les travaux qui augmentent la valeur du bien ou en prolongent la durée d'usage doivent au contraire être immobilisés et amortis. Distinguer les deux suppose de disposer du détail, et non du seul solde. Je vous remercie de bien vouloir me communiquer, pour l'exercice [AAAA] : 1. Le décompte individuel de charges de mon lot, faisant apparaître la répartition par clé et par poste. 2. La distinction entre les charges courantes et les appels au titre de travaux, avec le détail de ces derniers par nature. 3. Copie des appels de fonds émis pour ce lot au cours de l'exercice et de leurs dates d'exigibilité. 4. Copie du procès-verbal de l'assemblée générale ayant voté ces travaux, ainsi que des devis retenus. 5. Le montant appelé au titre du fonds de travaux et son affectation. Je rappelle que l'article 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ouvre à tout copropriétaire la consultation des pièces justificatives des charges, dans les conditions et pendant la période fixées par l'article 9-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Je souhaite pour ma part en obtenir copie, dont je réglerai le coût s'il y a lieu. Je vous remercie par avance de votre retour. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Vos prénom et nom] (signature)
Ce modèle vous est fourni à titre d'information. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation.
En copropriété, deux dépenses de même montant peuvent avoir un traitement fiscal opposé. Les charges courantes s'imputent en charges de l'exercice ; les travaux qui augmentent la valeur du bien ou prolongent sa durée d'usage doivent être immobilisés et amortis. Le décompte que le syndic envoie chaque année ne dit pas laquelle est laquelle.
Ce qu'il faut demander
- Le décompte individuel de charges de votre lot, faisant apparaître la répartition par clé et par poste - et pas seulement le solde à payer.
- La distinction entre charges courantes et appels au titre de travaux, avec le détail de ces derniers par nature.
- Les appels de fonds émis sur l'exercice et leurs dates d'exigibilité. En comptabilité d'engagement, c'est la date qui rattache la dépense à un exercice, pas celle du paiement.
- Le procès-verbal de l'assemblée générale ayant voté les travaux, et les devis retenus. C'est la pièce qui qualifie la dépense : « ravalement », « remplacement de la chaudière collective » ou « réfection de la toiture » ne se traitent pas comme un entretien courant.
- Le montant appelé au titre du fonds de travaux et son affectation.
Le droit que vous pouvez invoquer
L'article 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ouvre à tout copropriétaire la consultation des pièces justificatives des charges. Le syndic doit les tenir à disposition entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et sa tenue, sur une durée appropriée à la taille de la copropriété et pendant les jours et heures d'accueil indiqués dans la convocation. Les copropriétaires peuvent en obtenir copie à leurs frais.
Le moment le plus efficace pour écrire est donc celui de la convocation à l'assemblée générale annuelle : les pièces sont alors déjà rassemblées et classées par catégories, et la demande ne suppose aucun travail supplémentaire pour le cabinet.
Ce que vous en ferez
Le classement charge / immobilisation se joue poste par poste, sur la nature des travaux et non sur leur montant. Une fois la ventilation faite, elle se fige dans le plan d'amortissement : le composant ajouté s'amortit sur sa propre durée, et la corriger après coup suppose de reprendre tous les exercices depuis. Autant partir des bonnes pièces.
Sources
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
- art. 18-1 | Décret n° 67-223 du 17 mars 1967
Les chiffres que ce courrier réclame, OpenLMNP les tient
Plan d'amortissement, amortissements différés, déficits par année d'origine, liasse 2031 et FEC : tout ce qu'un service ou un cabinet peut vous demander est déjà là, à jour et exportable.
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